Privacy statement algemeen

Privacy Statement - algemeen

Om de KNLTB diensten aan leden en/of bezoekers beschikbaar te kunnen stellen, is het noodzakelijk dat de KNLTB in een aantal gevallen uw persoonsgegevens verwerkt. De KNLTB respecteert de privacy van zijn leden en/of bezoekers en zorgt dat al uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld. In dit privacy statement wordt precies uitgelegd welke gegevens worden verwerkt, wat er met deze gegevens wordt gedaan en welke rechten u heeft. 

Welke gegevens worden door de KNLTB verwerkt?
Wij verwerken gegevens indien u:

  • Lid wordt bij een bij de KNLTB aangesloten tennisvereniging. Het gaat dan om de volgende gegevens: initialen, naam (voor- en achternaam), adres, telefoonnummers, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, speelsterkte, actuele rating, pasfoto en overige gegevens die door u worden verstrekt (met uitzondering van betaalgegevens). De KNLTB kent aan u een bondsnummer toe wanneer u lid wordt van een tennisvereniging;
  • Binnen de KNLTB als bestuurder of vrijwilliger actief bent of bent geweest. Het gaat dan om de volgende gegevens: functietitel en termijn/periode waarin de functie is uitgeoefend;
  • Op de een of andere manier onderscheiden bent door de KNLTB. Het gaat dan om de volgende gegevens: naam van de onderscheiding en datum van toekenning;
  • Opgenomen bent in registers van Nederlands kampioenen, Davis Cup spelers en deelname aan andere toptennis evenementen van of voor de KNLTB. Het gaat dan om de volgende gegevens: ranking en uitslagen;
  • Vermeld wordt in het jaarverslag van de KNLTB wegens bijzondere verdiensten voor de KNLTB. Het gaat dan om de volgende gegevens: Voor- en achternaam in combinatie met de verdiensten;
  • Zich inschrijft voor competitie(s) en/of toernooi(en). Het gaat dan om de volgende gegevens: Voor- en achternaam in combinatie met vereniging/teamnummer, speelsterkte, ranking en uitslagen;
  • Zich inschrijft voor cursus(sen)/opleiding(en). Het gaat dan om de volgende gegevens: Dit is afhankelijk van het soort cursus of opleiding en kan naast naam en e-mailadres ook adresgegevens, telefoonnummer of betaalgegevens omvatten;
  • Zich aanmeldt en/of KNLTB-evenementen bezoekt. Het gaat dan om de volgende gegevens: Dit is afhankelijk van het soort evenement en kan naast naam en e-mailadres ook adresgegevens of een telefoonnummer omvatten. Betalingen worden niet door de KNLTB uitgevoerd;
  • Zich aanmeldt voor nieuwsbrieven en/of prijsvragen. Het gaat dan om de gegevens die u zelf heeft doorgegeven voor het ontvangen van de nieuwsbrief/deelnemen aan een prijsvraag, waaronder in ieder geval uw naam en e-mailadres;
  • Onze websites bezoekt. Het gaat dan enerzijds om generieke bezoekgegevens niet zijnde persoonsgegevens en anderzijds om persoonsgegevens te weten het IP-adres; 
  • Contact met ons opneemt (via een contactformulier). Het gaat dan om de gegevens waarover u contact met ons opneemt en die u zelf heeft doorgegeven voor het opnemen van contact. Het kan gaan om uw e-mailadres en/of telefoonnummer in combinatie met uw voor- en achternaam.

Welke rechtsgronden?
Volgens de wetgevens mag de KNLTB alleen persoonsgegevens verwerken als daarvoor één van de wettelijke grondslagen uit artikel 6 van de AVG geldt. De KNLTB hanteert de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens:

  • In het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst;
  • Om de wet na te leven (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving);
  • Het gerechtvaardigd belang, waarbij de KNLTB erop let dat de impact op uw privacy zo beperkt mogelijk is;
  • Door de betrokkene verleende toestemming voor de verwerking van zijn persoonsgegevens.

Doel van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, namelijk voor:

  • Het optimaal kunnen bedienen van de tennisverenigingen en individuele leden van de KNLTB en het verbeteren van de dienstverlening;
  • Het aangaan en onderhouden van een relatie met alle leden van de KNLTB;
  • Voor de monitoring ten behoeve van de ontwikkeling van de topsporters;
  • Het organiseren van competities en toernooien
  • Het organiseren van cursus(sen)/opleiding(en);
  • Het organiseren van bijeenkomsten;
  • Het verstrekken van door u gevraagde informatie;
  • Voor het uitvoeren van het tuchtrecht;
  • Het versturen van tennisnieuws en service-gerichte informatie om onze leden te informeren, te interesseren en te betrekken;
  • Het aanbieden van producten, diensten, evenementen van de KNLTB, de partners van de KNLTB of andere partijen waarmee de KNLTB samenwerkt;
  • Analytische en onderzoeksdoeleinden;
  • Archief doeleinden;
  • Het nakomen van wettelijke verplichtingen; 
  • Het uitvoeren van overige voor een sportbond gebruikelijke activiteiten.

Voor zover wet- en regelgeving nadere eisen stelt aan de verwerking zoals het vooraf vragen van toestemming, het bieden van het recht van verzet of het achteraf kunnen afmelden zal de KNLTB die eisen uiteraard volgen. 

Verstrekking aan derden
De door ons verzamelde gegevens zijn nodig om de hierboven beschreven doeleinden te kunnen bereiken. Indien verstrekking van de gegevens aan derden nodig is voor het uitvoeren van de hiervoor genoemde doeleinden, stellen wij uw gegevens aan deze derden ter beschikking onder door de KNLTB opgestelde voorwaarden (verwerkersovereenkomsten) en in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Het gaat dan bijvoorbeeld om het verstrekken van gegevens aan derden die voor onze verenigingen en leden een ICT oplossing aanbieden, zoals voor ledenadministratie en afhangbord (LISA en AllUnited), of voor de organisatie rondom competities en toernooien (Visual Reality), of derden die door de KNLTB worden ingeschakeld worden om onze dienstverlening te verbeteren (bv. marktonderzoek).

Voor zover er geen sprake is van uw expliciete toestemming of wettelijke verplichting, gebeurt deze uitwisseling van gegevens uitsluitend op basis van de uitvoering van de overeenkomst tussen u en de KNLTB of wanneer de KNLTB hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.

Wanneer het gaat om het verstrekken van NAW-gegevens aan onze partners (het doen van een aanbieding speciaal voor onze leden), bent u uiteraard te allen tijde gerechtigd om uw bezwaar kenbaar te maken via het daarvoor bestemde formulier (recht van bezwaar bij direct marketing). Uw gegevens zullen dan niet meer worden verstrekt aan onze partners, zodat zij aan u als lid van de KNLTB een aanbieding kunnen doen. De wettelijke grondslag voor deze verstrekking is het gerechtvaardigd belang (en dus niet toestemming). Telefoonnummers worden alleen aan onze partners verstrekt als een lid daar vooraf expliciet toestemming voor heeft gegeven.

Bewaartermijn
De persoonsgegevens worden alleen voor de hierboven gestelde doelen verwerkt. De KNLTB bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking van de hierboven omschreven doeleinden, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke plicht.

Beveiliging
Wij gaan uiterst zorgvuldig om met de verwerking van uw gegevens. De KNLTB treft voortdurend passende maatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofd gebruik of de wijziging ervan. Deze maatregelen zijn in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Uw rechten
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen (artikel 16 en 17 van de AVG). Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens.

Indien de verwerking van uw gegevens berust op toestemming, dan kunt u deze te allen tijde intrekken.

U kunt uw schriftelijke verzoeken en/of vragen m.b.t. privacy gerelateerde zaken sturen aan: KNLTB,

o.v.v. Privacy,
Displayweg 4,
3821BT Amersfoort

Of via e-mail: ledenservice@knltb.nl. U ontvangt dan zo spoedig mogelijk antwoord.

U bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.

Indien u geen prijs meer stelt op het ontvangen van informatie (niet zijnde serviceberichten) en aanbiedingen dan kunt u zich vanuit die betreffende uiting afmelden.

Informatie over het privacy beleid van de KNLTB 
Voor alle andere vragen die u mocht hebben over het privacy beleid van de KNLTB, kunt u contact opnemen door een e-mail te sturen naar ledenservice@knltb.nl.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd bij wijzigingen in de bedrijfsvoering van de KNLTB. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

December 2018